La destruction d'archives et de documents en entreprise

Sécurité, mise en conformité avec la législation et réduction de l'empreinte écologique, la destruction des documents confidentiels est un enjeu crucial dans le milieu professionnel. Nombreuses sont les entreprises spécialisées à proposer leurs services et des solutions adaptées à ce sujet.

Si la dématérialisation des supports matériels vers des supports numériques, notamment via la numérisation des documents est de plus en plus la norme, force est de constater que la papier est loin d'avoir disparu en entreprise. Pour preuve, on ne s'imagine pas le volume de papier que génère chaque employé de bureau. On parle de milliers de feuilles par an. À l'échelle du PME, cela représente un volume de papier impressionnant. L'objectif du zéro papier est loin d'être atteint.

Une partie de ces documents va rejoindre les archives confidentielles de la société afin d'être conservée durant le temps légal. Mais il convient de se débarrasser efficacement des autres documents d'entreprises. Ceux qui ne font pas l'objet d'un archivage, ce afin de préserver la confidentialité des données et informations propres à l'entreprise. Pour cela, la destruction des archives et documents en interne par le broyage est une solution efficace pour de petites quantités. Cependant, lorsque les volumes deviennent trop importants, la destruction des documents par les services d'un spécialiste devient inévitable.

Pourquoi faire détruire ses documents et archives papier ?

Pour sécuriser ses données et informations confidentielles
Chaque jour, les employés de bureau produisent des documents sensibles ou brouillons qui contiennent des données confidentielles. Pas question que ces derniers finissent au fond d'une poubelle. Il en est de même pour les archives dont les délais ou la durée de conservation arrive à terme.

En effet, le premier enjeu de l'élimination des documents papiers est la sécurisation des données personnelles de l'entreprise ou de l'administration. Le traitement de ces documents a pour mission de se prémunir des risques d'espionnage industriel au profit de la concurrence, mais pas uniquement. Le vol de données personnelles ou morales est bien plus fréquent qu'on ne le pense. Détruire les données sensibles de manière sécurisée permet d'éviter la fraude documentaire comme l'usurpation d'identité par exemple.

Pour se mettre en règle avec la législation
Ce n'est plus un secret pour personne. En dehors du cadre de l'archivage obligatoire ou passé cette durée légale, la loi interdit la conservation des données personnelles. L'une des actions pour se mettre en conformité avec les règles de protection des données est la destruction sécurisée de celles-ci. Efficacement menée, cette destruction permet en cas de contrôle de la CNIL, d'être sur ce point en règle avec le RGPD.
N'oublions pas le développement durable. Oui, la collecte des archives et le recyclage de celles-ci comme le requiert la loi pour toute structure ou administration dont l'effectif est supérieur à 50 salariés ou agents.



Pour un gain de temps
Si les bureaux sont équipés de broyeurs de documents professionnels, les quantités de papiers à détruire sont chaque jour importantes. Autant de minutes de productivité que chaque collaborateur perd au quotidien. La destruction des archives par une société spécialisée permet un gain de temps non négligeable. Du temps que les salariés peuvent attribuer à des tâches et missions à plus forte valeur ajoutée.

Quelles sont les solutions et services des entreprises spécialisées dans la destruction de documents et archives ?

Lorsqu'une société fait appel à une entreprise pour détruire ses documents, voilà comment cela se passe. La première étape consiste à établir un devis en fonction des besoins : destructions ponctuelles ou récurrentes selon les volumes de déchets documentaires. Ensuite, est défini le mode de destruction et le lieu de celui-ci : sur site avec des containers dans les locaux ou des camions équipés de broyeurs industriels, en dehors de l'entreprise. Cette collecte effectuée, la remise d'un certificat de recyclage vous assure du service rendu.

Les professionnels du secteur s'engagent à :
-Assurer le respect des normes en vigueur. Les destructeurs de documents utilisés par ces derniers répondent à la norme de sécurité DIN 66399. Celle-ci concerne par exemple la taille des particules de papiers ou la destruction des supports optiques et autres disques durs.

-Selon les volumes et les choix du client, l'entreprise de collecte et de destruction des documents propose des solutions adaptées. Il peut s'agir de la mise à disposition de bacs sécurisés qui sont récupérés selon un planning défini. Mais aussi de la destruction sur site grâce un véhicule équipé d'un broyeur industriel, appelé camion broyeur. Ou encore de la destruction des archives hors site.

-Une traçabilité et une sécurisation des opérations tout au long du processus de destruction. Toutes les étapes sont enregistrées, notamment par le scan de code-barres.

-Fournir un certificat de destruction et de recyclage des documents et archives confidentielles.